1. Informacje ogólne.

1. Operatorem Serwisu dormaxdesign.pl jest DORMAX DESIGN z siedzibą w Warszawie ul. Klukowska 1, NIP 5272473666, REGON 142336678. Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniu w następujący sposób:

1. Poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach informacje.

2. Poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych pliki cookie (tzw. „ciasteczka”).

3. Poprzez gromadzenie logów serwera www przez operatora hostingowego Dormax Design

2. Informacje w formularzach.

1. Serwis zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika.

2. Serwis może zapisać ponadto informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP)

3. Dane w formularzu nie są udostępniane podmiotom trzecim inaczej, niż za zgodą użytkownika.

4. Dane podane w formularzu mogą stanowić zbiór potencjalnych klientów, zarejestrowany przez Operatora Serwisu w rejestrze prowadzonym przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

5. Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza, np. w celu dokonania procesu obsługi zgłoszenia serwisowego lub kontaktu handlowego.

3. Informacja o plikach cookies.

1. Serwis korzysta z plików cookies.

2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu.

4. Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:

1. tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości;

2. utrzymanie sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła;

3. określania profilu użytkownika w celu wyświetlania mu dopasowanych materiałów w sieciach reklamowych, w szczególności sieci Google.

4. korzystanie z narzędzi marketingowych, takich jak Facebook Pixel, by kierować Użytkowników Serwisu spersonalizowane reklamy w serwisie Facebook. Wiążę się to z wykorzystywaniem plików cookies tej firmy. W ramach ustawień plików cookies możesz zadecydować, czy wyrażasz na to zgodę;

5. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.

6. Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.

7. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.

8. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów.

9. Zalecamy przeczytanie polityki ochrony prywatności tych firm, aby poznać zasady korzystania z plików cookie wykorzystywane w statystykach: Polityka ochrony prywatności Google Analytics

10. Pliki cookie mogą być wykorzystane przez sieci reklamowe, w szczególności sieć Google, do wyświetlenia reklam dopasowanych do sposobu, w jaki użytkownik korzysta z Serwisu. W tym celu mogą zachować informację o ścieżce nawigacji użytkownika lub czasie pozostawania na danej stronie.

11. W zakresie informacji o preferencjach użytkownika gromadzonych przez sieć reklamową Google użytkownik może przeglądać i edytować informacje wynikające z plików cookies przy pomocy narzędzia: https://www.google.com/ads/preferences/

4. Logi serwera.

1. Informacje o niektórych zachowaniach użytkowników podlegają logowaniu w warstwie serwerowej. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu administrowania serwisem oraz w celu zapewnienia jak najbardziej sprawnej obsługi świadczonych usług hostingowych.

2. Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL. Ponadto zapisowi mogą podlegać:

1. czas nadejścia zapytania,

2. czas wysłania odpowiedzi,

3. nazwę stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół HTTP,

4. informacje o błędach jakie nastąpiły przy realizacji transakcji HTTP,

5. adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez użytkownika (referer link) – w przypadku gdy przejście do Serwisu nastąpiło przez odnośnik,

6. informacje o przeglądarce użytkownika,

7. Informacje o adresie IP.

3. Dane powyższe nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi strony.

4. Dane powyższe są wykorzystywane jedynie dla celów administrowania serwerem.

5. Udostępnienie danych.

1. Dane podlegają udostępnieniu podmiotom zewnętrznym wyłącznie w granicach prawnie dozwolonych.

2. Dane umożliwiające identyfikację osoby fizycznej są udostępniane wyłączenie za zgodą tej osoby.

3. Operator może mieć obowiązek udzielania informacji zebranych przez Serwis upoważnionym organom na podstawie zgodnych z prawem żądań w zakresie wynikającym z żądania.

6. Zarządzanie plikami cookies – jak w praktyce wyrażać i cofać zgodę?

1. Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze stron www

2. W celu zarządzania ustawieniami cookies wybierz z listy poniżej przeglądarkę internetową/ system i postępuj zgodnie z instrukcjami:

1. Internet Explorer

2. Chrome

3. Safari

4. Firefox

5. Opera

6. Android

7. Safari (iOS)

8. Windows Phone

9. Blackberry

7. Kontakt za pośrednictwem strony Kontakt AI i Asystenta AI

7.1. Formularz na stronie Kontakt AI i Asystent AI

W ramach strony Kontakt AI udostępniamy użytkownikom formularz kontaktowy oraz Asystenta AI Dormax Design („Asystent AI”).

Asystent AI jest narzędziem wykorzystującym sztuczną inteligencję, które służy w szczególności do udzielania informacji dotyczących produktów i oferty Dormax Design, pomocy w doborze produktów oraz zebrania informacji niezbędnych do dalszej obsługi zapytania przez pracownika Dormax Design.

W zależności od udostępnionej funkcjonalności komunikacja z Asystentem AI może odbywać się tekstowo lub głosowo.

Odpowiedzi Asystenta AI są generowane automatycznie i mają charakter informacyjny oraz pomocniczy. Nie stanowią wiążącej oferty Dormax Design. Indywidualna oferta, ustalenie ceny, dostępności produktów, terminu realizacji oraz innych warunków współpracy wymagają potwierdzenia przez pracownika Dormax Design.

7.2. Jakie dane przetwarzamy

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu, w jaki użytkownik kontaktuje się z Dormax Design.

W przypadku korzystania z formularza na stronie Kontakt AI możemy przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko;
adres e-mail;
numer telefonu;
nazwę firmy;
miejscowość i kraj;
informacje dotyczące produktów lub usług, którymi zainteresowany jest użytkownik;
informacje dotyczące projektu lub zapytania przekazane przez użytkownika.

W przypadku korzystania z Asystenta AI możemy ponadto przetwarzać:

treść wiadomości i innych informacji przekazywanych podczas rozmowy;
informacje dotyczące potrzeb użytkownika, interesujących go produktów oraz oczekiwanych parametrów rozwiązania;
dane kontaktowe dobrowolnie przekazane w celu dalszego kontaktu;
krótkie podsumowanie rozmowy przeznaczone do dalszej obsługi zapytania;
w przypadku korzystania z komunikacji głosowej – głos użytkownika i treść jego wypowiedzi w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia rozmowy z Asystentem AI.

Prosimy o nieprzekazywanie za pośrednictwem formularza ani Asystenta AI danych, które nie są potrzebne do obsługi zapytania, w szczególności danych dotyczących zdrowia, poglądów politycznych, przekonań religijnych, życia seksualnego, numeru PESEL, numerów dokumentów tożsamości ani innych danych szczególnie chronionych.

7.3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane przekazane za pośrednictwem formularza lub Asystenta AI przetwarzamy w celu:

umożliwienia użytkownikowi kontaktu z Dormax Design, obsługi zapytania, udzielenia odpowiedzi oraz – w przypadku Asystenta AI – wygenerowania odpowiedzi i rekomendacji produktowych; podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu sprawnej obsługi osób zainteresowanych produktami i usługami Dormax Design (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
podjęcia na żądanie użytkownika działań zmierzających do przygotowania indywidualnej oferty lub zawarcia umowy, jeżeli charakter zapytania uzasadnia zastosowanie tej podstawy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
prowadzenia dalszego kontaktu dotyczącego przesłanego zapytania lub przedstawionej oferty – odpowiednio na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług Dormax Design, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z zastrzeżeniem że wykorzystanie adresu e-mail, numeru telefonu lub innych środków komunikacji do przesyłania informacji handlowych lub marketingu bezpośredniego następuje wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody użytkownika, jeżeli jest ona wymagana przez obowiązujące przepisy;
ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

7.4. Sposób działania Asystenta AI

Asystent AI analizuje informacje przekazane podczas rozmowy w celu wygenerowania odpowiedzi i – zależnie od treści rozmowy – przedstawienia niewiążącej rekomendacji dotyczącej produktów Dormax Design.

Asystent AI nie podejmuje wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Jeżeli użytkownik chce otrzymać indywidualną ofertę lub kontakt ze strony Dormax Design, jego dane kontaktowe, informacje dotyczące potrzeb ofertowych oraz krótkie podsumowanie rozmowy mogą zostać przekazane do systemu CRM Dormax Design, a dalsza obsługa jest prowadzona przez pracownika Dormax Design.

7.5. Podmioty uczestniczące w przetwarzaniu danych

W związku z działaniem formularza, Asystenta AI oraz prowadzeniem dalszej obsługi zapytań korzystamy z usług dostawców technologicznych i podmiotów wspierających Dormax Design.

Dane mogą być przetwarzane w szczególności przez:

ElevenLabs – dostawcę technologii wykorzystywanej do działania Asystenta AI;
dostawców modeli sztucznej inteligencji wykorzystywanych w ramach infrastruktury Asystenta AI;
Salesforce – dostawcę systemu CRM wykorzystywanego do obsługi potencjalnych klientów;
Bloomis sp. z o.o. – podmiot świadczący na rzecz Dormax Design usługi wdrożeniowe, rozwojowe i wsparcia dotyczące Asystenta AI oraz Salesforce;
innych dostawców usług informatycznych, hostingowych lub serwisowych, jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do świadczenia przez nich usług na rzecz Dormax Design.

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora mogą przetwarzać je wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia powierzonych im usług i na zasadach określonych w odpowiednich umowach dotyczących przetwarzania danych osobowych.

Dane nie są udostępniane wskazanym podmiotom w celu prowadzenia przez nie własnego marketingu.

7.6. Przechowywanie treści rozmów z Asystentem AI

Dane przekazywane w trakcie rozmowy z Asystentem AI są przetwarzane w zakresie niezbędnym do wygenerowania odpowiedzi.

Zgodnie z zadeklarowaną konfiguracją techniczną treść rozmowy, w tym – w przypadku korzystania z komunikacji głosowej – nagranie głosu i transkrypcja, nie jest po zakończeniu rozmowy trwale przechowywana przez dostawcę technologii Asystenta AI.

Niezależnie od powyższego dane kontaktowe użytkownika, informacje dotyczące jego potrzeb oraz krótkie podsumowanie rozmowy mogą zostać zapisane w systemie CRM Dormax Design w celu dalszej obsługi zapytania oraz – na zasadach określonych poniżej – prowadzenia działań marketingowych.

7.7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologiczni wykorzystywani przez Dormax Design działają globalnie, w związku z czym dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się ono z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z zastosowaniem standardowych klauzul umownych lub innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO.

Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

7.8. Okres przechowywania danych

Dane przetwarzane wyłącznie podczas bieżącej rozmowy z Asystentem AI i niezapisane w systemach Dormax Design są przetwarzane przez czas niezbędny do przeprowadzenia tej rozmowy.

Dane osoby, która skontaktowała się z Dormax Design za pośrednictwem formularza na stronie Kontakt AI lub Asystenta AI i której dane zostały zapisane w systemie CRM, mogą być przechowywane przez okres nie dłuższy niż 48 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu z tą osobą, chyba że wcześniej:

cel przetwarzania zostanie zrealizowany i dalsze przechowywanie danych nie będzie potrzebne;
osoba skutecznie wniesie sprzeciw wobec przetwarzania danych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora;
cofnie zgodę wymaganą do korzystania z określonego kanału komunikacji marketingowej; albo
dalsze przechowywanie określonych danych będzie niezbędne ze względu na obowiązek prawny albo ustalenie, dochodzenie lub obronę przed roszczeniami.

Dane przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego są przetwarzane nie dłużej niż przez wskazany powyżej okres, a w każdym przypadku do chwili skutecznego wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do tego celu.

7.9. Dalszy marketing

Przekazanie danych kontaktowych w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie, kontaktu z pracownikiem lub przygotowania oferty nie oznacza zgody na późniejsze otrzymywanie niezależnych treści marketingowych.

Jeżeli Dormax Design zamierza wykorzystywać adres e-mail, numer telefonu lub inny kanał komunikacji do późniejszego przesyłania informacji handlowych lub prowadzenia marketingu bezpośredniego, użytkownik zostanie poproszony o wyrażenie odrębnej i dobrowolnej zgody, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez obowiązujące przepisy.

Odmowa wyrażenia zgody na późniejszy marketing nie wpływa na możliwość przesłania zapytania, korzystania z Asystenta AI ani otrzymania odpowiedzi lub indywidualnej oferty.

Użytkownik może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych do celów marketingu bezpośredniego. W takim przypadku dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu.

7.10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych za pośrednictwem formularza na stronie Kontakt AI lub Asystenta AI jest dobrowolne.

Podanie niektórych danych może być jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania indywidualnej oferty albo umożliwienia pracownikowi Dormax Design dalszego kontaktu z użytkownikiem.

Korzystając z Asystenta AI, użytkownik sam decyduje o zakresie informacji przekazywanych podczas rozmowy.